#MakeYourSpaceAtHome: Business Edition für Führungskräfte
Die aktuelle Situation stellt uns vor große Herausforderungen – unabhängig von unserem Beruf oder unserer Lebenslage. Ganz sicher ist dies eine Zeit vieler Entscheidungen. Eine Zeit, in der einiges, was bisher selbstverständlich war, neu definiert werden muss.
Tagtäglich unterstützen wir unsere Partner und Kunden bei der Planung und Umsetzung effizienter Büroräume. In dieser außergewöhnlichen Situation, in der für viele Menschen das eigene Zuhause zum Büro wird – möchten wir mit unserem #Know-How beratend und informierend zur Seite stehen. Ist Ihr Home Office startklar?
Wie lässt sich die richtige Work-Life-Balance finden, wenn man Tag für Tag derzeit in privater Umgebung verbringt? Und andererseits: Wie kann man die Aufgaben der Mitarbeiter verwalten, wenn diese von zuhause aus arbeiten? Wie kann bewirkt werden, dass die Zeit im Home Office so produktiv wie möglich genutzt wird?
Antworten auf all diese Fragen finden Sie in unserer Serie #MakeYourSpaceAtHome: Business Edition.
Eine ergonomische Arbeitsumgebung zuhause - Was benötigt Ihr Team?
Auf seine Gesundheit zu achten ist wichtig: beispielsweise indem man die richtige Körperhaltung einnimmt, seinen Arbeitsplatz entsprechend einstellt oder Hygienevorkehrungen trifft. Diese Maßnahmen werden im Büro, wo man über einen geeigneten Bürostuhl, eine Laptop-Halterung, etc. verfügt, durchaus umgesetzt. Anders verhält es sich, wenn die tägliche Büroausstattung nicht mehr zur Verfügung steht, da das gesamte
Team im Home Office arbeitet.
Als Manager sind Sie nicht nur für sich selbst, sondern auch für Ihre Mitarbeiter verantwortlich. Fragen Sie ihr Team nach ihrem Wohlbefinden und ob sie etwas benötigen. Vielleicht können Sie ihr Team dabei unterstützen, den Arbeitsplatz zuhause – für die jetzige Situation oder eventuell auch langfristig gesehen - entsprechend einzurichten? Sie können auch unterstützen, indem Sie ihren Angestellten konkrete Ratschläge (im Nachfolgenden zu finden) mit auf den Weg geben – und zwar nicht nur in Krisenzeiten.
Arbeiten ohne separates Arbeitszimmer
Was tun, wenn Ihren Mitarbeitern in den eigenen vier Wänden kein Raum zur Verfügung steht, der mit einem Computer, einem Bürostuhl sowie einem gut beleuchteten Schreibtisch ausgestattet ist? Man muss improvisieren. Eine Herausforderung, die kreative Lösungen erfordert – im Nachfolgenden finden Sie einige praktische Tipps – für Ihre Mitarbeiter, aber auch für Sie persönlich. Allerdings sollte jedem bewusst sein, dass diese Lösungen auf Dauer nicht denselben Komfort und Ergonomie bieten, wie ein richtig eingestellter Bürostuhl oder Schreibtisch.
Zunächst gilt es einen geeigneten Arbeitsbereich festzulegen. Beispielweise könnte man am Esszimmertisch arbeiten und den vorhandenen Stuhl nutzen. Denken Sie beim Sitzen daran: Die Ober- und Unterschenkel sowie Ober- und Unterarme sollten einen 90° Winkel bilden. Um die Sitzposition anzupassen, könnte eine gefaltete Decke behilflich sein. Sie können auch eine Fußstütze verwenden, welche beispielsweise aus einem Schuhkarton besteht. Wenn Ihnen diese Tipps weitergeholfen haben, teilen Sie sie gerne mit ihrem Team.
Ein weiterer Aspekt, den es bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes zu beachten gilt, ist die Position des Computerbildschirms. Dessen oberer Rand sollte etwas unterhalb der Blicklinie liegen. Wenn Sie feststellen, dass die Oberkante des Bildschirms zu niedrig ist, legen Sie einfach ein paar Bücher darunter.
Wenn die Rückenlehne des Stuhls Ihre Wirbelsäule nicht ausreichend stützt, d.h. wenn Ihre Lendenwirbelsäule nicht an der Rückenlehne des Stuhls anliegt, legen Sie ein paar Kissen zwischen Ihren Rücken und der Lehne, um diesem mehr Halt zu geben und Rückenschmerzen vorzubeugen.
Sitzen allein ist noch nicht alles
Sobald Sie an Ihrem eingerichteten, komfortablen Arbeitsplatz sitzen und arbeiten, ist es hin und wieder an der Zeit, aufzustehen. Langes Sitzen in einer Position, selbst wenn diese überaus ergonomisch und komfortabel ist, wird Ihnen nicht guttun. Die Muskeln versteifen sich, der ständige Druck auf die Arterien kann zu Durchblutungsstörungen führen und die fehlende Bewegung einen Sauerstoffmangel hervorrufen. Eine Pause für einen „Spaziergang” in die Küche, um einen Kaffee zu holen, ist ideal.
Eine Änderung der Position muss jedoch nicht unbedingt mit einer Pause verbunden sein. Stehen Ihnen vielleicht eine hohe Fensterbank oder eine Kücheninsel zur Verfügung, an der Sie Ihre Arbeit im Stehen erledigen können? Dann nutzen Sie diese Möglichkeit! Natürlich ersetzen die genannten Lösungen keinen klassischen Schreibtisch und Bürostuhl. Oder wie wäre mit einer kleinen Tour durch Ihre Wohnung, während Sie telefonieren? Auch dies gilt als Übung.
Der Positionswechsel sollte nach der 50/25/25-Regel erfolgen, was bedeutet, dass wir innerhalb einer Stunde 50 % der Zeit sitzen, 25 % der Zeit stehen und uns 25 % der Zeit bewegen. Auch ein paar einfache Übungen sind gut, um die Muskeln zu lockern und unser Gehirn mit ausreichend Sauerstoff zu versorgen, wenn wir trotzdem über längere Zeit in einer Position verweilen. Unter diesem Link finden Sie Beispielübungen mit entsprechender Beschreibung, die Sie natürlich auch an Ihr Team weitergeben können.
Working-Zone vs. Chill-Out Area. Activity Based Working in den eigenen vier Wänden
Guten Angewohnheiten und Ritualen folgen
Versuchen Sie, Ihre Arbeit im Home Office ähnlich Ihrer Routine im Büro zu gestalten. Stehen Sie wie gewohnt auf und denken Sie daran, wann Sie mit der Arbeit begonnen haben und wann Sie diese beenden sollten. Es ist gut, Ihr Team darüber zu informieren, damit es einerseits weiß, zu welchen Zeiten Sie verfügbar sind und andererseits Ihrem Beispiel folgt.
Eine ausgewogene Work-Life-Balance finden
Die Arbeit im Home Office kann das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Erholung leicht ins Wanken bringen. Ein gesunder und ausgeglichener Lebensstil ist daher besonders wichtig, da er großen Einfluss auf unsere Immunität und unsere Stressbewältigung hat. Im Home Office wird dies leicht vergessen. Oftmals arbeiten Mitarbeiter länger, um einerseits ein Projekt fertigzustellen und andererseits um dem Vorgesetzten zu beweisen, dass sie ihre Arbeit zuhause tatsächlich verrichten und dabei keine Minute verschwenden. Zudem steht mehr Zeit zur Verfügung – schließlich erübrigt sich der Weg ins Büro. Oftmals verteilt man dadurch seine Pflichten über den gesamten Tag hinweg und hat das Gefühl, bei jeder kleinsten Ablenkung, die verlorene Zeit nachholen zu müssen. Wenn Ihr Team ein solches Workaholic-Syndrom aufweist, erinnern Sie es daran, wie wichtig eine ausgeglichene Work-Life-Balance ist. Obwohl die Arbeitszeit möglicherweise verkürzt ist, so wird die Effizienz steigen.
Activity Based Working - Aufstehen und durchstarten, auch zuhause
Bereits des Öfteren haben wir uns in unseren Artikeln mit der Einteilung des Büros in unterschiedliche Zonen und der Ausführung verschiedener Tätigkeiten an unterschiedlichen Orten auseinandergesetzt. So werden Projekte im Meetingraum besprochen, Telefonate in einer dafür vorgesehenen Telefonzelle geführt und in der Kantine, statt am Arbeitsplatz zu Mittag gegessen.Wenn Sie die Regeln des Activity Based Workings auch in Ihrer Wohnung befolgen, werden Sie schnell einen Unterschied feststellen, insbesondere dann, wenn Sie zuvor nicht die Möglichkeit hatten, die Vorzüge von Büro-Zonen zu nutzen. Viele Praxisbeispiele und psychologische Erklärungen unterstützen dieses Konzept. Es ist viel einfacher, sich auf bestimmte Aktivitäten zu konzentrieren, wenn einem bewusst ist oder sich daran erinnert, dass man diese normalerweise an einem bestimmten Ort durchführt. Daher ist es wichtig, nicht im Bett zu arbeiten, da dies einen negativen Einfluss sowohl auf unsere Arbeitsproduktivität, wie auch auf unseren Schlaf hat.
Wie können Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen, wenn sie im Home Office arbeiten?
Die Arbeit im Home Office ist unerwartet zur Notwendigkeit geworden. Je länger wir allerdings zuhause arbeiten, erkennen wir umso mehr, welche Herausforderungen damit verbunden sind. Wer weiß, ob diese Situation bald eher zur Regel als zur Ausnahme wird. Anstatt den Tag im Home Office zu verbringen, werden Mitarbeiter vielleicht demnächst schon fragen, ob sie nicht wieder ins Büro kommen können. Die aktuelle Lage macht uns bewusst, dass wir Menschen gerne in Gesellschaft sind und wir bspw. lieber eine Mittagspause mit unseren Kollegen teilen, als diese alleine zu verbringen.
Der Appell an die Bevölkerung ist eindeutig: Gehen Sie nirgendwo hin, es sei denn, es ist absolut notwendig. Wenn die Arbeit im Home Office auch Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung betrifft, sollten Sie darüber nachdenken, ob Ihr Team für diese Situation gut gewappnet ist.
Grundlegende Werkzeuge
Um effizient in den eigenen vier Wänden arbeiten zu können, reicht ein Laptop allein nicht aus. Ohne entsprechende Werkzeuge und Tools werden Sie schnell in Ihren E-Mails versinken und in den Statusmeldungen der Aufgaben untergehen. Am Ende des Tages können Sie vielleicht nicht gut einschlafen, weil Ihr Rücken durch das lange Sitzen zu sehr belastet wurde. Ähnlich könnte es auch Ihren Mitarbeitern gehen.
Um oben beschriebenes zu vermeiden, ist es ratsam, über eine entsprechende Software nachzudenken, die die Kommunikation innerhalb der Abteilung erleichtert. Gewöhnen Sie Ihre Mitarbeiter an Telefon- und Videokonferenzen. Das Internet bietet eine Vielzahl diverser Online-Lösungen an. Zwar können sie ein klassisches Meeting im Büro nicht ersetzten, sind aber eine gute Alternative. Außerdem beweist die Arbeit im Home Office, dass relevante Themen schnell und effektiv diskutiert werden können, ohne unnötig in die Länge gezogen werden zu müssen.
Ebenso wichtig ist ein Tool zum Status laufender Projekte, wenn Sie einmal nicht im Büro anwesend sind. Dadurch können Sie, und auch Ihr Team, ohne Zeitverlust einsehen, in welcher Phase sich das jeweilige Projekt oder die Aufgabe befindet – ohne unnötig viele E-Mails zu schreiben. Es geht dabei nicht um Kontrolle oder darum, Ihren Mitarbeitern ständig über die Schulter zu schauen. Diese Tools sollen dabei helfen, die Arbeit zu erleichtern. Auch Ihren Mitarbeitern im Home Office kommt es zugute, wenn sie einen Überblick über den Stand der Aufgaben haben und sehen, dass Sie ihnen vertrauen.
Bei der Arbeit zuhause dürfen auch „Werkzeuge“ nicht vergessen werden, die einen ergonomischen Arbeitsplatz sicherstellen. Sie haben Einfluss darauf, wie lange der Mitarbeiter konzentriert arbeiten kann und wie häufig er die Arbeit unterbricht – zum Beispiel aufgrund eines unbequemen Sofas, auf dem er während der Arbeitszeit sitzt. Eine funktionierende Computermaus, ein schneller Laptop, ein bequemer Stuhl und ein einstellbarer Schreibtisch – all das hat Einfluss auf die tägliche Produktivität Ihres Teams.
Zum Teil bieten Firmen ihren Mitarbeitern Unterstützung bei der Einrichtung Ihres Arbeitsplatzes an. Sie investieren in ergonomische Möbel – Stühle und Schreibtische, wie beispielsweise Steh-Sitz-Lösungen. Letztere sind nicht nur für den Mitarbeiter selbst, sondern auch für seine Familie praktisch, denn den einstellbaren Schreibtisch können ebenfalls Kinder gut nutzen. Natürlich hängt all dies von den individuellen Möglichkeiten der Firmen ab, von denen sich gerade jetzt viele eine derartige Investition nicht leisten können. Dennoch können Sie sich sicher sein, dass selbst kleine Gesten von Ihren Mitarbeitern geschätzt werden, sei es jetzt oder in Zukunft.
Wie können Sie noch helfen?
Vielen Menschen steht zuhause kein eigenes Arbeitszimmer zur Verfügung. Manchmal ergeben sich daraus ungewöhnliche Situationen: so wird mit einer Hand gekocht, mit der anderen eine E-Mail beantwortet, zugleich wird das weinende Baby besänftigt oder die Kinder dazu aufgefordert, ihre Hausaufgaben zu machen, anstatt Computerspiele zu spielen. Das eigene Zuhause kann einem “dauerhaften Kreativraum“ ähneln – so fällt es umso schwerer, unter diesen Umständen produktiv zu arbeiten.
Wenn Sie als Manager mit ähnlichen Problemen zu kämpfen haben, laden wir Sie herzlich ein, die vorherigen Artikel unserer Serie zu lesen, in welchen wir einige Tipps geben, wie Sie Ihr Zuhause in Zonen einteilen und Ihr Team bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes in den eigenen vier Wänden unterstützen können. Auch Bewegungs- und Entspannungsübungen am Arbeitsplatz.
Für viele von uns ist die aktuelle Situation gerade Neuland. Sicher gibt es einige Menschen, die verängstigt sind, wenn sie an die Zukunft denken, da man nicht weiß, wie lange dieser Zustand noch andauern wird und wie unser Leben nach der Pandemie aussehen wird. Und doch sind es die einfachen Gesten sowie gegenseitige Fürsorge und Vertrauen, wovon unsere geistige Belastbarkeit und Arbeitsmotivation abhängen. Zeigen Sie, dass Ihr Team für Sie wichtig ist. Vielleicht (und hoffentlich) werden Sie sich schon bald wieder in der Kantine treffen!
In dieser außergewöhnlichen Zeit benötigen Ihre Mitarbeiter Sie als Führungskraft mehr denn je. Nicht nur, weil die Teammitglieder getrennt voneinander im Home Office arbeiten, sondern auch weil sie nun vor neuen, unbekannten Herausforderungen stehen, die nicht nur das eigene Unternehmen, sondern die gesamte Geschäftswelt betreffen. In dieser Zeit müssen Sie Ihre Kompetenzen unter Beweis stellen und Ihre Unterstützung anbieten.
Bisher gute Führungsmodelle erweisen sich immer mehr als unzureichend, da sich die aktuelle Situation von Woche zu Woche ändert und wir uns nach persönlichen Kontakten sehnen.
Wie kann man damit umgehen? Worauf sollte man besonders achten? Wie kann man bestmöglich für sich und sein Team sorgen?
Gerne laden wir Sie ein, sich das folgende Tutorial der Personalabteilung von Nowy Styl anzusehen.