Tudástár
Magyar
© 2024 Nowy Styl
Vissza

3 x MI – rendezd be az irodádat három lépésben

  • 3 x MI – rendezd be az irodádat három lépésben

Ebben a cikkben bemutatjuk a munkamód és az iroda elrendezése közötti alapvető összefüggéseket. 3 alapkérdést kell megválaszolni, mielőtt nekiállunk egy adott szervezet és az alkalmazottai igényeihez jól illeszkedő iroda kialakításának.
 
A munkamódok, tevékenységek és irodaelrendezési modellek közötti különbségeket legjobban a három kérdésre adott válaszok foglalják össze: a munkamód, a tevékenységek és az iroda elrendezése.

1. lépés: MI a munkamód a szervezetedben?

- Mi a szervezet irányelve? – alkalmaz-e a munkáltató távmunkát/hibrid munkát, van-e a cégnek külön szabályozása a távmunkára stb.? 

- Milyen napi feladatokat látnak el az alkalmazottak? Elvégezhető bármelyik az irodaterületen kívül anélkül, hogy az eredmény minősége sérülne? Vagy mégis jobb egy iroda?

- Használnak a dolgozók a mindennapi munkájuk során speciális eszközöket, berendezéseket (pl. asztali számítógép)?

Erre a három kérdésre adott válasz segít eldönteni, hogy melyik munkamódszer a legmegfelelőbb az alkalmazottak számára.

Munka Módja

Helyhez kötött
Azoknak az embereknek, akik nem tudnak bárhol (például otthonról) dolgozni, munkájuk természetéből adódóan, mert speciális berendezéseket kell használniuk vagy dokumentumokat kell kezelniük. Ez azokra a szervezetekre is vonatkozik, amelyek úgy döntenek, hogy ebben a módban dolgoznak.

Hibrid
Azoknak, akik bárhol el tudják látni egyes feladataikat – pl. otthonról – és ugyanolyan hatékonyak maradnak, mint az irodában.

Távmunka
Azoknak, akik teljes munkaidőben dolgozhatnak irodán kívül – általában szabadúszók.

2. lépés: MI a fő tevékenység az irodában?

- Milyen tevékenységeket végeznek az alkalmazottak?
- Csoportban vagy egyedül dolgoznak?
- Melyik tevékenység a jellemzőbb?
- Miért jönnek az alkalmazottak az irodába?
- Milyen tevékenységeket kell támogatnia az irodaterületeknek?

Ezek a kérdések - és a rájuk adott válaszok -  fontosak,és a vállalat döntéshozóinak ezeket figyelembe kell venniük. Hogy megalapozott döntéseket hozhass az irodaterületek típusáról és kijelöléséről, hogy a későbbiekben is funkcionális tér legyen.
  • 4 területet

    Minden irodában 4 területet kell kialakítani: adminisztratív, munka fókusz, kommunikáció és chillout. Az arányok az irodai tevékenységek jellegétől függően változnak.

Az alkalmazottak által végzett tevékenységek a következő kategóriákba sorolhatók:

- rutinszerű – azaz adminisztratív és egyéni munkavégzés – ezek a tevékenységek dominálnak azokban a cégekben, ahol az adminisztrációs feladatok, mint például az e-mail írás, a dokumentumok kitöltése, a céges szoftveren való munka vagy az adatfeldolgozás jelentik a dolgozókra háruló alapvető feladatokat. Ez a fő terület azokban a szervezetekben is, ahol az alkalmazottak főleg egyénileg dolgoznak, és nincs szükségük sok térre a kommunikációhoz;

- koncentrált és kreatív munka  – ezek a tevékenységek azoknál a vállalatoknál figyelhetők meg, amelyek a kapcsolatépítésre és a gondolat- vagy információcserére összpontosítanak. Ez a főtevékenység azokban a szervezetekben, ahol a kommunikáció és a kapcsolatépítés a legfontosabb.

- vegyes – a munka jellege ötvözi a rutin, a kommunikáció alapú és a kreatív tevékenységeket.

3. lépés: MILYEN iroda?

A döntéshozatali folyamat utolsó része az irodarendezési modell kiválasztása. Ha tudod, hogy milyen munkamódszer az elterjedt, és milyen tevékenységeket fognak végezni az irodában, már csak az a kérdés, hogy hogyan rendezd be az irodaterületet. Szem előtt kell tartanod, hogy az irodának támogatást kell nyújtania, nem korlátozni, segítenie kell a munkavállalókat a mindennapi feladatok hatékony elvégzésében.

Cellular office

this is a space where mainly administrative tasks are performed, so the dominant area will be one designed for those who work behind the desk or are engaged in technical operations. This arrangement ensures the greatest privacy and offers the opportunity to have one’s own separate space.

Open space

with no walls to limit the space  you can introduce new zones designed to increase and improve the employees’ effectiveness, motivation and wellbeing. In an open space the role of the communication area is prominent, which means you will find more space for formal meetings, conference rooms or areas for ad hoc consultations.

Zoned office

ensures workstations permanently assigned to each employee and arranged in an open space. Employees can also use a range of additional spaces, designed to improve and support specific activities and tasks. For example, if a company focuses on cooperation, the office space will include a number of meeting zones.

Activity Based Workplace

this type of office will keep you moving. The employees don’t have permanently assigned workstations. Also, the number of workstations is not the same as the total headcount. In this office space you will find places designed for particular activities and zones such as: rooms for meetings with customers/colleagues, sound-absorbing phone booths or focus rooms. This office arrangement strongly supports human interactions. It also increases the employees’ autonomy, offers a choice and guarantees a space for focused work.

Hybrid office

Communication Hub - changes its function. It now promotes such values as communication, cooperation, company culture and atmosphere as well as building interpersonal relations. In a hybrid office the number of workstations is not the same as the number of employees (desk-sharing), and administrative tasks or focused work can be performed out of office, e.g. from home. An office is a place for meetings and team work.

Nincs biztos válasz arra a kérdésre, hogy melyik munkamódszer, főtevékenység vagy funkcionális elrendezés a legjobb. Mindegyiknek van előnye és bizonyos lehetőségei, és mindegyiket számos különféle tevékenységre tervezték.

A munkamód, a tevékenység, a munkaszervezés és a funkcionális elrendezés kiválasztásakor nem utolsó sorban a legújabb trendeket is követni kell. Ez egy fontos döntés, amelynek egyeznie kell a vállalattal, és megfelelni az alkalmazottaknak. Egyik ügyfelünk látta ezt, amikor bevezetett egy hibrid iroda rendszert. Arra összpontosított, hogy néhány alkalmazottja hibrid munkát végez. Sajnos a szervezeti kultúra és a főtevékenységek (egyéni és kreatív munka) nemcsak a modell sikerét akadályozták meg, de megnehezítették a dolgozók életét is, akik nem találták meg a helyüket az újonnan kialakított térben. Visszatértünk az első két „Mi”-hez, és közösen megtaláltuk a választ arra a kérdésre, hogy „Milyen iroda fogja támogatni az alkalmazottakat, és lehetővé teszi számukra, hogy hatékonyan tudják ellátni napi feladataikat?”. Mint látható, még a legjobb hely is gondot okoz, ha nem felel meg az igényeknek.