Biura przetrwają każdy kryzys

Człowiek potrzebuje biura, a biuro człowieka

 

Wybiegamy w przyszłość do roku 2030. 10 lat to dużo czy mało czasu??

Karolina Manikowska: - Jeszcze w styczniu odpowiedziałabym, że dekada, przynajmniej w naszej branży, to niewiele, nawet przy dynamicznym rozwoju technologii. I że w tym czasie nie zajdą jakieś rewolucyjne zmiany w biurach, czy generalnie w sposobie pracy. COVID-19 zmienił jednak wszystko. Wiele wydarzeń zadziało się dosłownie w okamgnieniu, ponieważ ludzie z zasady zmieniają się, gdy stają pod ścianą.

Roman Przybylski: - Dokładnie, COVID-19 jest kluczowy, bo o ile w kwestii wyglądu biur pewnie nie zmieni się zbyt wiele, tak kryzys wymusił zmiany w innych obszarach. Odkąd pracuję, mówiło się m.in. o paperless office i przenoszeniu wielu procesów do sieci, lecz w praktyce niewiele się zmieniało lub zmieniało się bardzo powoli. Pandemia z dnia na dzień postawiła nas przed konkretnym faktem. Na masową skalę korzystaliśmy z wirtualnych spotkań, videokonferencji oraz narzędzi do udostępniania dokumentów. Nie mieliśmy innego wyjścia niż oswoić się z tym, a czasami wręcz się tego nauczyć. W ten sposób wykonaliśmy olbrzymi krok, który w normalnych okolicznościach zająłby nam o wiele dłużej. I te rozwiązania już z nami zostaną. Firmy będą je traktować jako polisę ubezpieczeniową na wypadek, gdyby podobna sytuacja się powtórzyła. A powtórzy się na pewno, pytanie tylko kiedy.

COVID pokazał też, że w dużym stopniu można się obejść bez biura. Może zatem biura zaczną w ogóle znikać?

K.M.: - Nie zgadzam się z tezą, że można się obejść bez biura. Według badań wykonanych przed pandemią, biuro było miejscem, w którym ludzie najchętniej pracują. Okres izolacji jeszcze bardziej nam to uświadomił. Przekonaliśmy się, jak ważny jest bezpośredni kontakt z drugim człowiekiem, wymiana poglądów, w której widać pełną komunikację, także niewerbalną – dokładny wyraz twarzy, tempo oddechu, układ rąk, czy jakieś drobne gesty – która umyka nam w czasie połączenia video. W biurze mamy też o wiele większy poziom poczucia przynależności do firmy, a to wprost przekłada się na nasze zaangażowanie w pracę.

R. P.: - Przez ostatnie lata w dużej mierze mieszkałem w samolocie, będąc w drodze na spotkania w różnych naszych oddziałach i spółkach. Wynikało to z tego, że podczas videokonferencji nie można przedyskutować pewnych rzeczy. Owszem, tematy oczywiste, nie budzące kontrowersji lub emocji, jesteśmy w stanie załatwić, ale gdy dochodzi do jakiegoś konfliktu personalnego czy istotnej różnicy zdań, wtedy trzeba usiąść twarzą w twarz i wszystko sobie wyjaśnić. Nie wyobrażam też sobie, że mógłbym zbudować silne relacje z partnerem, nie rozmawiając z nim prywatnie, np. podczas wspólnej kolacji.


Co jeszcze oprócz epidemii może wymusić większe tempo zmian w biurach?

R. P.: - Zmiany klimatu. Susze, wielkie pożary lasów, powodzie albo cyklony – to wszystko przybiera na sile w ostatnich latach. Przyjdzie taki moment, być może za 5, a być może za 10 lat, gdy podobnie jak w przypadku koronawirusa, sytuacja zmusi nas do szybkiej reakcji i podjęcia radykalnych działań.

K. M.: - Chociażby do redukcji CO2. W związku z tym zmieni się np. sposób, w jaki dojeżdżamy do pracy, odbywamy podróże służbowe i organizujemy logistykę dostaw. Będziemy to wszystko planować, mając na uwadze konieczność pozostawiania jak najmniejszego śladu węglowego. Natomiast biur zawsze będziemy potrzebować i po każdym kryzysie, nawet największym, zrobimy wszystko, aby jak najszybciej do nich wrócić.


Dlaczego?

K. M.: - W sferze czysto społecznej przyciąga nas tam przede wszystkim możliwość kontaktu z drugą osobą. Ważne są momenty, które wydają się być prozaiczne, jak zamienienie kilku słów w korytarzu lub czekając w kolejce po kawę. Zaś na płaszczyźnie zawodowej to człowiek jest dla człowieka największą inspiracją, wzajemnie się także od siebie uczymy, a dzięki temu rozwijamy.

Roboty i boty, które – załóżmy – zastąpiłyby człowieka, niczego by nas nie nauczyły?

R.P.: - Prywatnie należę do fanów dobrej fantastyki naukowej, ale pod względem zastępowania ludzi przez maszyny i programy jestem optymistą. Rozwój technologii przyspieszy wprawdzie w tempie geometrycznym, jednakże roboty i boty pojawią się przede wszystkim tam, gdzie na dobrą sprawę praca jest naszym utrapieniem. Mam na myśli żmudne, powtarzane w nieskończoność czynności, jak zliczanie słupków cyfr lub przepisywanie linijek kodu informatycznego. Naszą siłą pozostanie natomiast praca twórcza: kreacja, rozwiązywanie problemów lub badania naukowe. Na tej płaszczyźnie rola człowieka jest niezagrożona, nie tylko w kontekście roku 2030, ale nawet 2050 lub 2100.

K.M.: - Jako przykład przychodzą mi również do głowy procesy zakupowe. Popatrzmy, obecnie podstawowe czynności już wykonywane są przez programy. One filtrują oferty na zasadzie spełniania zero-jedynkowych kryteriów lub sumują i przedstawiają nam pewne dane. Ale to człowiek musi dokonać ich ostatecznej oceny, a także ewentualnie wziąć pod uwagę kryteria niemierzalne, które mogą zmienić ranking. Programy pozbawione są czegoś, co moglibyśmy nazwać odczuwaniem, czy też empatią. Empatia to nasza cecha. Wszędzie tam, gdzie jej potrzebujemy, możemy być spokojni o nasze posady.


To jeszcze nieco futurologii: czy spodziewacie się zmian w pozycji pracy, a tym samym rewolucji produktowej? Może za 10 lat będziemy pracować przede wszystkim leżąc?

K. M.: - To wcale nie jest futurologia. Różne próby w tym zakresie już były. Pojawiły się produkty, które miały rozpocząć kompletnie nowy rozdział w historii ergonomii, jednak przynajmniej do tej pory, żaden z nich się nie przyjął. I wydaje mi się, że przynajmniej w najbliższych latach się nie przyjmie.

R: P.: - Rewolucja dotyczyć będzie sposobu, w jaki ze sobą współpracujemy. Zmieni się funkcja biura, które w pierwszej kolejności stanie się miejscem interakcji z ludźmi, wzajemnego inspirowania się i znajdywania rozwiązań. Oczywiście nadal rozwijać się będzie wspomniana już technologia, ale ewolucja człowieka jako istoty biologicznej pozostaje daleko w tyle za tempem tych zmian. Dlatego nawet za sto lat wciąż będziemy siedzieć, co jakiś czas wstając i ruszając się, aby chronić nasze zdrowie. Być może zmienią się nieco proporcje czasu, jaki spędzamy w tych pozycjach, ale nadal podstawowe wyposażenie biur stanowić będą krzesła i biurka.


Wymieniane co jakiś czas na nowe, czy zaczniemy na większą skalę renowację używanych mebli?

R. P.: - Circular economy jest już bardzo ważnym aspektem przetargów m.in. w Holandii, gdzie w ofercie trzeba założyć renowację pewnej ilości starszych mebli. Ten trend będzie się z pewnością rozszerzał na inne kraje i w rezultacie udział procentowy mebli „z odzysku” będzie rósł. Aczkolwiek produkcja nie zniknie całkowicie, zawsze będą bowiem jakieś meble i elementy, których żywotność po prostu się skończy i dalej nie da się ich przetapicerować lub naprawić.

K. M.: - Z tym zagadnieniem wiąże się ściśle jeszcze jedna kwestia – biuro jako usługa. Jednym z kierunków, w którym podąża branża, jest spojrzenie na biuro całościowo: klient płaci abonament za jego wynajem, a w cenie otrzymuje pełny zakres świadczeń, począwszy od wyposażenia na wstępie, poprzez bieżącą konserwację, naprawy, dokonywanie rearanżacji, jeśli są niezbędne, aż po takie rzeczy jak inwentaryzacja i utylizacja. Circular economy byłoby oczywiście elementem takiej usługi. Przy czym musimy pamiętać, że w pewnych krajach tego typu zmiany zachodzić będą znacznie wolniej, bo posiadanie nowych produktów uznawane jest za podkreślenie swojego statusu.

Pomówmy jeszcze o demografii. Społeczeństwa się starzeją, jak to wpłynie na biura?

K. M.: - Z jednej strony faktycznie będziemy mieli coraz więcej osób starszych w biurach, ale z drugiej młodsze pokolenia są o wiele bardziej świadome kwestii związanych z, nazwijmy to, byciem fit – zdrowa żywność, ruch, work-life balance, well-being. W obu przypadkach efektem będzie coraz zdrowsze środowisko pracy. W tym duchu utrzymane są także testy związane ze skróceniem tygodnia pracy, np. do czterech dni, i wpływu jaki przynosi to na efektywność. Wyniki wydają się być obiecujące, więc wcale bym się nie zdziwiła, gdybyśmy za 10 lat pracowali po prostu krócej.

R. P.: - Skoro wspomniałaś o zdrowiu i byciu fit, to jest obszar, który wciąż ma niewykorzystany potencjał – chodzi o sen.


O sen? W pracy?

R. P.: - A dokładnie o możliwość drzemki. Badania jasno wskazują na pozytywny wpływ połączenia krótkiego snu w ciągu dnia z pełnym, zdrowym snem w nocy. Jeśli poszukujemy nowych sposobów na zwiększenie efektywności, to jest to odpowiedni kierunek, który wkroczy do biur. Nie wiem jeszcze, za jaki dokładnie czas ani czy możliwość drzemki zapewni leżanka w gabinecie, czy jakiś rodzaj strefy z kapsułami, ale jestem w stu procentach przekonany, że sen zacznie odgrywać olbrzymią rolę.


Załóżmy, że faktycznie będą to kapsuły. Taką strefę będzie można uznać za benefit, którym firmy wabią najlepszych specjalistów?

R. P.: - Myślę że tak, zwłaszcza dopóki sen nie upowszechni się w biurach, a to mimo wszystko zajmie sporo czasu. Być może więcej niż 10 lat.

K. M.: - A część tego czasu dodatkowo upłynie na zmianie mentalności pracodawców. Dokładnie tak jak było z powszechnymi obecnie strefami lub pomieszczeniami, np. focus roomami, chillout roomami lub przestronnymi kuchniami. Świadomość, jak ważną pełnią rolę, nie przyszła ot tak, to trochę trwało. Wyobrażam sobie, że dopuszczenie możliwości drzemki w pracy i nabranie zaufania, że pracownicy tego nie nadużywają, lecz jest im to faktycznie potrzebne i dobrze na nich wpływa, także będzie trwało. Przy okazji benefitów warto jednak wrócić jeszcze raz do COVID-19. Uważam, że pandemia „pozytywnie” przyczyniła się do zahamowania najbardziej abstrakcyjnych oczekiwań ze strony pracowników.

R. P.: - Masz na myśli zjeżdżalnie, ścianki wspinaczkowe i tego typu rozwiązania?

K. M.: - Lub makiety samochodów. I pracodawcy, i pracownicy zeszli na ziemię, a dzięki temu biura oczyściły się z takich elementów.

Chyba w ogóle się oczyściły, w dosłownym sensie.

K. M.: - Na pewno stały się bardziej higieniczne. Na znacznie szerszą skalę pojawiły się w nich antybakteryjne wykończenia oraz specjalne produkty sprzyjające utrzymaniu czystości. I myślę, że już z nami zostaną, bo mamy świadomość, co może się wydarzyć, dmuchamy więc na zimne. Poza tym, zwiększają one poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników. Taki sam efekt przynosi minimalistyczna aranżacja, chociażby jasne, stonowane kolory.

R. P.: - Dobrze, że wspominasz o minimalizmie. Jednym z jego przejawów jest intuicyjność, rozumiana jako cecha produktu. Rozmawiamy wprawdzie o biurach przyszłości, co w pewnym stopniu nasuwa skojarzenia ze skomplikowaną, zaawansowaną technologią, z hi-tech, ale w moim przekonaniu jeśli chodzi o wyposażenie biur, nadmiar funkcji to zły kierunek. Dobrym jest upraszczanie, stawianie na niezawodne meble i urządzenia, które nie wymagają poświęcania zbyt wiele czasu, aby nauczyć się ich obsługi. Tak rozumiem dobry design. Fanaberyjne wynalazki są bardzo złudne, świat przerabiał to wielokrotnie.

K. M.: - Przesadzanie z ilością funkcji to jeden z błędów, jakie popełniają producenci mebli i wyposażenia. Powstają rzeczy z serii multi-purpose, w których większość funkcji pozostaje niewykorzystana. Albo za wszelką cenę próbują stworzyć coś, co się wyróżni. Absolutnie wolałabym, aby świat designu szedł w kierunku bazowych produktów, które dają możliwość personalizacji łatwymi sposobami. Przykładem może być smartfon, w którym wybierasz kolor obudowy lub do którego możesz dokupić etui o wzorze, który ci się podoba. Podobnym gatunkowo błędem, ale w odniesieniu do architektury, jest pozwalanie na to, aby projektanci, czasami bardzo znani, a innym razem wręcz przeciwnie – ci, którzy chcą się stać sławni – mogli nieskrępowanie realizować swoje wizje. W książce pt. „Epoka spektaklu. Perypetie architektury i miasta XXI w.” Tom Dyckoff bardzo trafnie nazwał to zjawisko starchitekturą – projektowaniem po to, aby zapisać się na kartach historii. Niestety, bardzo często spektakularny efekt nie idzie w parze z funkcjonalnością.


Zatem jaki jest przepis na funkcjonalne biuro?

R. P.: - Jego projektowanie, a następnie aranżacja powinna być efektem realnej współpracy specjalistów w swoich dziedzinach: jedni dokładają wszelkich starań, aby budynek był estetyczny i spełniał swoją rolę, inni badają, jak dana firma pracuje i tak organizują przestrzeń oraz dobierają wyposażenie, aby praca była wydajna i jak najbardziej zdrowa. To idealne połączenie. I zamiast rozwiązań rodem z science-fiction, chciałbym, aby w 2030 roku wszystkie biura powstawały właśnie w taki sposób.

Rozmowa została opublikowana w książce pt. "OFFICE PIONEERS: Ausblicke auf das Büro 2030" pod redakcją Roberta Nehringa, wydanej w Berlinie w 2020 r.