#MakeYourSpaceAtHome: Porady dla dobrego managera

Biuro, przedszkole, szkoła, centrum rozrywki… w ostatnim czasie nasze mieszkania zaczęły pełnić więcej funkcji niż kiedykolwiek przedtem. Niezależnie od tego, czy jesteśmy specjalistą, managerem, dyrektorem, stajemy przed tym samym wyzwaniem. Musimy rozdzielić od siebie obszary, w których pracujemy, komunikujemy się, staramy się wykonać zadania w skupieniu czy chcemy odpocząć

Buduj dobre nawyki i rytuały

Jako manager częściowo zarządzasz czasem swoich pracowników. Postaraj się, by praca w warunkach domowych wyglądała podobnie jak w biurze. Wstań o podobnej godzinie i pamiętaj o tym, o której zacząłeś i powinieneś skończyć pracę. Warto poinformować o tym zespół, by wiedział w których godzinach może liczyć na Twoją dyspozycyjność. Wyznacz też taką zasadę innym, a wtedy wszyscy będziecie szanować swój czas prywatny i, na ile to możliwe, maksymalnie mobilizować się w czasie pracy.

Niezawodne work-life balance

Podczas pracy z domu bardzo łatwo zachwiać równowagę pomiędzy pracą a odpoczynkiem. W obecnej sytuacji zdrowy, zrównoważony tryb życia jest szczególnie ważny, bo ma wpływ na poprawę naszej odporności i radzenie sobie ze stresem. Podczas „home office” łatwo o tym zapomnieć. Często pracujemy dłużej, chcąc z jednej strony pozamykać projekty, a z drugiej pokazać przełożonym, że w domu rzeczywiście wykonujemy powierzone zadania i nie marnujemy czasu. Czujemy, że mamy go więcej, bo przecież nie dojeżdżamy do biura. Nierzadko rozwlekamy obowiązki na cały dzień, mając poczucie, że jeśli coś oderwało nas na moment z pracy, to musimy to „odpracować”. Jeśli Twój zespół ma syndrom takiego „pracusia”, przypomnij mu o zachowaniu równowagi, a zauważysz, że pomimo krótszego czasu pracy, jego efektywność wzrośnie.

Activity based working. Wstań od biurka, również w domu

W ostatnich latach dużo mówiło się o różnorodności aktywności związanych z pracą, o strefowaniu biur i wykonywaniu odpowiednich zadań w odpowiednim miejscu. Nikogo już nie dziwi to, że projekty konsultujemy w sali spotkań, z telefonem wybieramy się do specjalnej budki, a obiadu nie jemy przy biurku, tylko przy stole w kuchni. 

Gdy zasady Activity Based Working przeniesiemy na grunt domowy, szybko poczujemy różnicę, szczególnie jeśli wcześniej nie mieliśmy szansy skorzystać z dobrodziejstw stref biurowych. Stoi za nimi praktyka i psychologia. Wszystko dzięki temu, że o wiele łatwiej jest nam skupić się na danych czynnościach, kiedy mamy zakodowane, że wykonujemy je w określonych miejscach. Stąd też tak ważne jest, by na przykład nie pracować w sypialni, w łóżku, gdyż to wpłynie zarówno na efektywność naszej pracy, jak i naszego snu.

Zdajemy sobie sprawę, że podane rady nie są złotym środkiem na wszystko i nie rozwiążą każdego wyzwania, przed którym Ty i Twoi pracownicy możecie stawać w codziennej pracy w systemie home office. Ale wierzymy, że mogą pomóc tę pracę usystematyzować i być początkiem większych, dobrych zmian dla Ciebie i Twojego zespołu.

Jak dbać o pracownika na odległość?

Home Office nieoczekiwanie z rzadkiego luksusu stał się dla nas koniecznością. Im dłużej trwa, tym lepiej zaczynamy rozumieć związane z nim trudności. Kto wie, czy niedługo pracownik zamiast prosić o możliwość pracy z domu, nie zapyta: „Czy mogę dzisiaj przyjść do biura”? Ten trudny czas udowadnia nam, jak bardzo jesteśmy „zwierzętami stadnymi”, i o ile lepiej jednak jest wypić kawę z kolegami w pracy niż samotnie w domu lub wśród rozkrzyczanych domowników.

Zalecenia wydane w ostatnim czasie mówią wprost – nie musisz, nie jedź do pracy. Jeśli tak właśnie jest w Twoim biurze, zastanów się, czy Twój zespół jest odpowiednio przygotowany do wykonywania obowiązków z domu.

Narzędziowe ABC

Do efektywnej pracy we własnych czterech ścian nie wystarczy sam laptop. Bez odpowiednich narzędzi w błyskawicznym tempie utoniesz wśród maili, pogubisz się w statusach zadań, a pod koniec dnia, obolały od siedzenia krzywo, położysz się wcześniej do niespokojnego snu. Podobnie jak Twoi pracownicy. 

Aby uniknąć tego scenariusza, zastanów się, czy posiadasz oprogramowanie, które zapewnia Ci swobodną komunikację z osobami w dziale. Przyzwyczajaj swoich pracowników do tele lub wideokonferencji. Internet oferuje cały wachlarz narzędzi pozwalających na takie połączenia. Nie zastąpią one spotkań „na żywo”, ale będą dobrą alternatywą. Zresztą, praca z domu raz po raz udowadnia, że możliwe jest szybkie i sprawne omówienie tematów, bez przeciągniętych i monotonnych spotkań.

Równie ważne jest narzędzie, które łatwo pozwoli nadzorować pracę wtedy, gdy nie przebywacie w biurze. Dzięki niemu bez potrzeby przebijania się przez dziesiątki maili Ty i zespół będziecie mogli sprawdzić, na jakim etapie jest dany projekt czy zadanie. I nie chodzi wcale o to, żeby co chwilę zerkać i kontrolować postępy pracowników. Pamiętaj, że ma to służyć dobrej organizacji pracy, a nie nieustannej kontroli. Twoi pracownicy w domowych biurach również lepiej będą się czuli mając ogląd na status prac i widząc, że im ufasz.

W pracy z domu nie można także zapominać o „narzędziach”, które zapewniają ergonomiczne stanowisko pracy. To one mają wpływ na to, jak długo pracownik będzie potrafił zachować skupienie i jak często, z powodu np. niewygodnej sofy na której pracuje, będzie musiał w ciągu dnia przerywać pracę. Sprawna myszka, szybki laptop, wygodne krzesło czy regulowane biurko – to wszystko wpływa na codzienną efektywność Twojego zespołu. 

Są firmy, które w obecnej sytuacji oferują swoim pracownikom wsparcie w organizacji stanowiska pracy. Inwestują w ergonomiczne meble – krzesła oraz biurka np. sit-to-stand. Te ostatnie są pomocą właściwie nie tylko dla samego pracownika, ale i całej rodziny, bo z regulowanego biurka korzystać mogą również dzieci. Oczywiście wszystko zależy od indywidualnych możliwości firm, z których wiele nie może sobie pozwolić obecnie na takie inwestycje. Niemniej możemy być pewni, że nawet najmniejszy gest w tym kierunku teraz lub w przyszłości, zostanie doceniony przez pracownika.

Jak jeszcze możesz pomóc? 

Wiele osób w domu nie ma do dyspozycji oddzielnego pokoju czy gabinetu do pracy. Czasem dochodzi do wręcz komicznych sytuacji – są tacy, którzy jedną ręką odpisują na maile, drugą mieszają w garnku, nogą kołyszą płaczące dziecko, a kolejne motywują do tego, żeby zamiast grać, usiadło do nauki… Trudno o efektywność w takiej sytuacji. Jeśli jako manager borykasz się z podobnym problemem, zapraszamy do poprzedniej odsłony cyklu, gdzie opowiadamy o tym, jak podzielić domową strefę na poszczególne obszary i pomóc pracownikom w organizacji pracy. Dobrze jest również przypomnieć im o codziennych ćwiczeniach i zmianie pozycji przy biurku.

Wielu z nas znalazło się pierwszy raz w tak dziwnej sytuacji. Nie brakuje osób, którym towarzyszy uzasadniony lęk o to, co będzie dalej, kiedy to się skończy i jak będzie wyglądało życie po pandemii. Od zwykłych ludzkich gestów, wzajemnej troski i zaufania zależy przecież nasza kondycja psychiczna i motywacja do pracy. Pokaż, że Twój zespół jest dla Ciebie ważny. Być może już wkrótce znowu spotkacie się przy firmowym ekspresie do kawy!

W tym nadzwyczajnym czasie Twoi pracownicy będą potrzebować Cię jeszcze bardziej niż Zarządzanie zespołem rozproszonym w czasach niepewności zwykle – jako prawdziwego lidera czy managera. I nie tylko przez to, że zespół się rozproszył po domach, ale również dlatego, że na co dzień mierzy się z całkiem nowymi problemami, które dotyczą całej firmy, czy świata biznesu. To czas pokazania Twoich kompetencji i wsparcia dla współpracowników. 

Dotychczasowe dobre wzorce jak prowadzić zespół bardzo często okazują się niewystarczające, zwłaszcza kiedy sytuacja zmienia się dynamicznie z tygodnia na tydzień, a jako ludzie tęsknimy za normalnymi kontaktami z innymi. Jak sobie z tym radzić? Na co przede wszystkim zwrócić uwagę? Jak zadbać o siebie, by dobrze dbać o pracowników?

Zapraszamy do obejrzenia krótkich tutoriali przygotowanych przez Zespół HR i prezentowanych przez naszego Trenera i Konsultanta ds. Zarządzania – Andrzeja Butrę