Praca zdalna, hybrydowa czy powrót do biura?
Chillout rooms, „owocowe czwartki”, firmowe siłownie – to tylko kilka przykładów popularnych benefitów proponowanych przez firmy, aby przyciągnąć do siebie talenty. Pandemia znacząco przewartościowała życie pracowników oraz ich podejście do pracy. Wcześniejsze rozwiązania zachęcały do jak najdłuższego przebywania w biurze. Czy w postpandemicznej rzeczywistości mają one rację bytu? Czego oczekują od biur dzisiejsi pracownicy?
Okres pandemii przyspieszył pojawienie się zmian w organizacji pracy. Praca zdalna, która wcześniej wydawała się mało możliwa (a jeżeli była obecna to w formie benefitu), stała się codziennością. Badania CBRE pokazały także, że pandemia i konieczność pracy zdalnej przyspieszyły trendy, które występowały już wcześniej tj. obniżenie lojalności wobec pracodawcy i zwiększenie gotowości do zmiany miejsca pracy, a które aktualnie stanowią jedne z największych wyzwań dla firm.
-
46%
respondentów jest bardziej otwarta na zewnętrzne oferty pracy
-
26%
respondentów czuje się mniej lojalna wobec swojego pracodawcy
*CBRE (2021) Raport badawczy. Praca z domu czy z biura?
Do tej pory to głównie duże korporacje wyznaczały trendy w biurowym świecie, które następnie przejmowały od nich mniejsze przedsiębiorstwa. Czy tak jest nadal? Piotr Kuron z Lee Hecht Harrison Polska podkreśla, że pandemia zakończyła okres spójnych trendów w decyzjach korporacyjnych. Obserwujemy dziś dużą różnorodność decyzji podejmowanych przez pracodawców. W praktyce oznacza to wdrażanie systemów zarządzania obecnością pracowników w biurze, które podejmowane są w odniesieniu do kultury i polityki danej firmy, a nie jedynie panującej mody.
Quo vadis, pracodawco?
Nowa rzeczywistość wymusza na pracodawcach odnalezienie się na szerokim spektrum między pracą całkowicie zdalną (która nie potrzebuje przestrzeni biurowej), a codziennym pojawianiem się w biurze, czyli pracą w pełni stacjonarną.
Wybór kierunku zależy od wielu czynników, do których zalicza się m.in.:
- stopień uciążliwości pracy zdalnej,
- obawy związane z jej kontynuacją,
- sytuację rodzinną,
- bezpieczeństwo powrotu do biura,
- założenia przyjęte w polityce firmowej,
- zaufanie pracodawcy względem pracownika.
Phil Kirschner (Future and Workplace Leader firmy McKinsey) podkreśla, że zachęcenie ludzi do ponownej pracy z biura to wyzwanie. Praca zdalna pokazała, że część obowiązków jesteśmy w stanie wykonywać poza biurem, a korzystanie z jego powierzchni jest opcjonalne. Pracownicy nie chcą pracować w biurze, bo praca zdalna daje im elastyczność i swobodę. Co więcej, nie wszystkie biura swoją formą, wyglądem i funkcjonalnością zachęcają do pracy w ich przestrzeniach. Phil Kirshner zwraca też uwagę, że nawet przed pandemią nie spędzaliśmy 100% zawodowego czasu w biurze. Potwierdzają to badania Nowego Stylu z których wynika, że średni poziom zajętości biurek wynosi jedynie 45%. Wpływają na to zwolnienia lekarskie, urlopy czy po prostu przerwy w pracy.
Co ciekawe niewielu pracowników (zwłaszcza tych wchodzących na rynek pracy) chce pracować zdalnie przez pięć dni w tygodniu. Wśród tej grupy większym zainteresowaniem cieszy się elastyczność w zakresie czasu i miejsca pracy. Pracownicy chcą przychodzić do biura, aby mieć kontakt z miejscem, w którym pracują, a szczególnie zależy im na relacjach z pracownikami o większym stażu pracy. Ogromna część tego, co robimy w pracy, nie jest przedsięwzięciem indywidualnym – wymaga współpracy z innymi.
Scenariusze na przyszłość
Raport ManPower Group (opracowany na podstawie opinii prawie 1000 firm z października 2021) prognozuje, że co piąty pracownik (20%) będzie wykonywał codzienne obowiązki służbowe z biura. Większość kadry (76%) otrzyma możliwość kontynuowania pracy w modelu hybrydowym, a 2% personelu będzie realizować projekty w pełni zdalnie. W raporcie Colliers znajdziemy z kolei istotne czynniki, które skłaniają firmy do powrotu do biur. 
Czynniki, które skłaniają firmy do powrotu do biur
- Utrzymanie poczucia przynależności do firmy
- Zadbanie o równowagę między pracą, a życiem prywatnym
- Pomoc we wdrożeniu nowych pracowników – onboarding
- Łatwiejsze zarządzanie zespołem w systemie nierozproszonym
- Sprawniejsza komunikacja międzyzespołowa i możliwość podejmowania spontanicznych, natychmiastowych konsultacji
- Zapewnienie płynnego przepływu informacji w firmie
- Budowanie więzi w zespołach
Eric Schmidt ex-CEO Google (2001-2011) i obecny członek zarządu, w wypowiedzi dla CNBC podkreśla, jak ważnym elementem w rozwoju zawodowym młodego człowieka jest praca w biurze. Schmidt uważa, że budowanie umiejętności prezentacji, etykiety spotkań oraz radzenia sobie z konkurencją zarówno zewnętrzną jak i wewnętrzną są niezbędne do rozwoju na pierwszych szczeblach kariery zawodowej.
Jakie korzyści czerpią pracownicy z przyjścia do biura?
- pomoc w rozwoju na początku ścieżki zawodowej
- intencjonalne stawienie się do pracy – systematyzowanie planu dnia
- dbanie o równowagę między życiem prywatnym i zawodowym – work-life balance
- wzmożone skupienie oraz motywacja do pracy pośród innych pracowników
- możliwość budowania networku oraz angażowania się w zrodzone spontanicznie projekty wykraczające poza z góry ustalone wytyczne
- prozdrowotne skutki uzyskane nawet niewielką komunikacją do miejsca pracy oraz wewnątrz biura
Oczywiste jest, że w branżach takich jak m.in. medycyna, produkcja czy komunikacja gdzie kontakt pracownika z klientem czy produktem jest konieczny, praca w formie zdalnej nie jest możliwa. Największej liczby pracowników wykonujących zadania hybrydowo należy spodziewać się w obszarze IT (62%). Najmniejszej – w sprzedaży i bezpośredniej obsłudze klienta (50%) oraz produkcji przemysłowej (29%). Jednak nawet w tak progresywnych branżach jak technologie, platformy stremingowe czy social-media możemy dostrzec różnice, w jakim stopniu firmy zamierzają kontynuować swoją prace po pandemii.
/
Praca hybrydowa nieregulowana: Dropbox
Przyjdź do biura kiedy chcesz w przeciągu miesiąca
W kwietniu 2021 roku Dropbox wprowadził w życie program „Virtual First” umożliwiający pracownikom pracę w formie wirtualnej w przynajmniej 90% czasu swojej pracy. Biura firmy zostały przeprojektowane tak aby dostosować się do różnorodnych przestrzeni do spotkań, sesji brainstormingowych czy szkoleniowych. Alastair Simpson – VP of Design Dropbox’a sam podkreśla, że zamiast standardowych przestrzeni do codziennej pracy ich biura staną się ,,studiami” służącymi budowaniu więzi zespołowych, środowiska organizacyjnego i współpracy międzyludzkiej.
W kwietniu 2021 roku Dropbox wprowadził w życie program „Virtual First” umożliwiający pracownikom pracę w formie wirtualnej w przynajmniej 90% czasu swojej pracy. Biura firmy zostały przeprojektowane tak aby dostosować się do różnorodnych przestrzeni do spotkań, sesji brainstormingowych czy szkoleniowych. Alastair Simpson – VP of Design Dropbox’a sam podkreśla, że zamiast standardowych przestrzeni do codziennej pracy ich biura staną się ,,studiami” służącymi budowaniu więzi zespołowych, środowiska organizacyjnego i współpracy międzyludzkiej.
Praca hybrydowa regulowana: Alphabet (Google)
Przyjdź do biura trzy razy w tygodniu w określone dni.
Z początkiem kwietnia 2022 roku Alphabet wprowadził politykę 3 dniowego tygodnia pracy z biura, umożliwiając pracownikom wybór dni, w które chcieliby realizować obowiązki z siedziby firmy. W uzasadnionych przypadkach firma umożliwiła ograniczonej liczbie pracowników pracę w pełnym wymiarze zdalną, najczęściej wynikającą ze zmiany adresu zamieszkania na lokalizacje znacząco oddaloną od dotychczasowego biura. W wypowiedzi dla CNBC Javier Soltero – Vice President and General Manager of Google Workspace przyznał, że ,,brakowało mu pracy pośród ludzi” i ,,jest pewna radość i poczucie optymizmu, które odczuwa po powrocie” do biura.
Z początkiem kwietnia 2022 roku Alphabet wprowadził politykę 3 dniowego tygodnia pracy z biura, umożliwiając pracownikom wybór dni, w które chcieliby realizować obowiązki z siedziby firmy. W uzasadnionych przypadkach firma umożliwiła ograniczonej liczbie pracowników pracę w pełnym wymiarze zdalną, najczęściej wynikającą ze zmiany adresu zamieszkania na lokalizacje znacząco oddaloną od dotychczasowego biura. W wypowiedzi dla CNBC Javier Soltero – Vice President and General Manager of Google Workspace przyznał, że ,,brakowało mu pracy pośród ludzi” i ,,jest pewna radość i poczucie optymizmu, które odczuwa po powrocie” do biura.
Praca hybrydowa regulowana: Apple
Przyjdź do biura trzy razy w tygodniu w określone dni.
Podobną strategią charakteryzują się decyzje, jakie zostały podjęte w Apple, umożliwiające określonym zespołom za zgodą przełożonego pracę w pełni zdalną. Jednak w przypadku znaczącej grupy pracowników w celu uzyskania najefektywniejszej komunikacji między zespołami pracownicy zostali poproszeni o powrót do biura w określone trzy dni tygodnia – wtorek, środę i czwartek. Zmiana jednak nie nastąpiła z dnia na dzień. Przez kilka tygodni pierwszego kwartału 2022 roku, firma sukcesywnie wdrażała zwiększoną ilość dni z biura.
Podobną strategią charakteryzują się decyzje, jakie zostały podjęte w Apple, umożliwiające określonym zespołom za zgodą przełożonego pracę w pełni zdalną. Jednak w przypadku znaczącej grupy pracowników w celu uzyskania najefektywniejszej komunikacji między zespołami pracownicy zostali poproszeni o powrót do biura w określone trzy dni tygodnia – wtorek, środę i czwartek. Zmiana jednak nie nastąpiła z dnia na dzień. Przez kilka tygodni pierwszego kwartału 2022 roku, firma sukcesywnie wdrażała zwiększoną ilość dni z biura.
Dwie strony medalu
Istnieje rozbieżność między oczekiwaniami pracodawców i pracowników, jeżeli chodzi o liczbę dni, w których należy przebywać w biurze. Podkreślają ją badania, których współautorem jest Nick Bloom (profesor Uniwersytetu Standforda). Uzyskane przez badaczy wyniki pokazały, że pracodawcy oczekują, iż w przyszłości prawie ¼ dni roboczych powinna być realizowana w przestrzeni biurowej – rozmija się to z oczekiwaniami pracowników, którzy chcą maksymalnie korzystać z możliwości pracy zdalnej, zapewniającej im większą elastyczność.
Wyjaśnienia tego stanu rzeczy dostarczają badania 200 managerów wyższego szczebla. Według respondentów osoby pracujące głównie zdalnie są w gorszej sytuacji i mają mniejsze możliwości w porównaniu z tymi, którzy pracują głównie w biurze. Co więcej, badania zlecone przez firmę Vyopta Inc., wykazały, że liderzy nie ufają zdolnościom większości pracowników do organizacji pracy zdalnej – choć przyznają się do tego, że nie zapewnili im narzędzi, które pozwoliłyby na organizację na tym samym poziomie co pracownikom stacjonarnym.
Jedynie nieliczna grupa wiodących na rynku marek decyduje się na w pełni pracę zdalną lub na wznowienie pracy wyłącznie z biura. Przykładem zdecydowanego powrotu do biura po wyciszeniu pandemii, są firmy takie jak Netflix czy bank inwestycyjny Goldman Sachs, które podkreślają, że możliwość interakcji twarzą w twarz jest integralną w eco-systemie ich firm i nie wyobrażają sobie dalszego rozwoju, bez spotkań na żywo.
Z drugiej strony, marki takie jak Deloitte czy Dropbox ze względu na specyfikę swojej branży, umożliwiają pracownikom całkowitą pracę zdalną. Równocześnie nie rezygnują w pełni z posiadanych powierzchni biurowych. Alastair Simpson – wice prezydent Dropbox’a przyznał, że zamiast standardowych przestrzeni do codziennej pracy ich ,,biura” staną się ,,studiami” służącymi budowaniu więzi zespołowych, środowiska organizacyjnego i współpracy międzyludzkiej.
Biuro przyszłości wymaga od organizacji rozważenia zmiany lub rearanżacji powierzchni i układu, które powstaną w wyniku hybrydowego modelu pracy. Praca w cztery oczy i kontakty między pracownicze będą wyglądać zupełnie inaczej. Firmy powinny upewnić się, że ich przestrzeń fizyczna jest zgodna z celami osób w niej przebywających. Pre-pandemiczne ustawienia mogą nie być już funkcjonalne, a ich miejsca (w niektórych przypadkach) powinny zastąpić obszary współpracy, innowacji i budowania społeczności.
Powroty do pracy po pandemii mają różne oblicze. Możemy śmiało wnioskować, że spektrum powrotu do pracy post-covid jest bardzo szerokie i nie ma określnego z góry jednego dobrego i właściwego wariantu. Na decyzję na jaki zakres hybrydy może pozwolić sobie firma wpływają takie czynniki jak polityka firmy, struktura organizacyjna, w jakim zakresie zespoły wymagają wzajemnej komunikacji, rodzaj obowiązków powierzanych pracownikowi, etap kariery zawodowej jak i osobiste zaangażowanie i lojalność pracownika.
Aleksandra Szeląg, Maria Drągowska
Reunion. Nowa rzeczywistość w biurze
Więcej o biurach w nowej rzeczywistości przeczytać można w raporcie Reunion. Prezentujemy w nim gotowe propozycje aranżacji i interesujące rozwiązania produktowe, które sprawią, że obszary integracji, inspiracji i koncentracji będą jak najlepiej wspierać pracowników w codziennej pracy.
W raporcie przeczytasz także m.in. o tym:
– jak wygląda sytuacja post-pandemiczna biur,
– jakie potrzeby względem biura mają pracownicy, respondenci naszych badań,
– jak stworzyć biuro do którego pracownicy będą chcieli przychodzić,
– jak zaaranżować w biurze miejsca do pracy zespołowej i kreatywnej,
– jak zorganizować przestrzeń, aby wspierała odbudowę więzi między pracownikami po okresie izolacji,
– jak na nowo poczuć się zespołem.
Pobierz raport
W raporcie przeczytasz także m.in. o tym:
– jak wygląda sytuacja post-pandemiczna biur,
– jakie potrzeby względem biura mają pracownicy, respondenci naszych badań,
– jak stworzyć biuro do którego pracownicy będą chcieli przychodzić,
– jak zaaranżować w biurze miejsca do pracy zespołowej i kreatywnej,
– jak zorganizować przestrzeń, aby wspierała odbudowę więzi między pracownikami po okresie izolacji,
– jak na nowo poczuć się zespołem.
Źródła:
CBRE (2021) Raport badawczy. Praca z domu czy z biura?Czas na zmiany w miejscu pracy. Niektóre firmy pożegnają biura (pulshr.pl)
Manpower Group – Zdalnie czy siedzibie firmy – plany pracodawców dotyczące modelu pracy w i kwartale 2022 r.
https://hubblehq.com/blog/famous-companies-workplace-strategies#deloitte
https://economictimes.indiatimes.com/magazines/panache/wfh-or-back-to-office-your-choice-twitter-chief-parag-agrawal-lets-staff-decide-what-they-want/articleshow/89983460.cms
https://www.bloomberg.com/news/articles/2022-03-02/google-tells-employees-to-return-to-offices-starting-in-april
https://9to5mac.com/2022/05/08/apple-in-person-work-policy/
Matthew Boyle and Ryan Cavataro. One or two days in the office is the „sweet spot” of hybrid work. Hybrid Work Model: One or Two Days in the Office Is the 'Sweet Spot' - Bloomberg
How to foster connection in the office space of today | McKinsey